Objectif de la conférence en ligne (15 premières minutes)
TRANSCRIPTION
bien écoutez donc à nouveau bien venu je vous remercie donc deux parties de participer à ces webinar c’est le deuxième webinar que nous organisons au sein de pme sur l’optimisation des achats non stratégiques ce que nous allons aborder aujourd’hui ça va être essentiellement la manière dont hou devriez gérer effectivement et audités vos achats de classer au sein de votre entreprise nous allons regarder donc il ya une vingtaine de slide aujourd’hui et je suis accompagné également donc d’antoine tommy et d’alain courtois qui vont répondre à vos questions sur le chat que vous avez à nouveau donc en bas à gauche n’hésitez pas à poser des questions donc pendant mon intervention j’essaierai de jeter un oeil donc pour pouvoir y répondre en direct et le cas échéant j’y répondrai donc à la fin du web in art qui devrait durer environ 45 minutes alors tout d’abord je vais vous présenter donc qui est bein made easy et ensuite nous attaquerons plus exactement comment optimiser ses achats de classe et donc bye my daisy est une société dont qui a été créé en 2007 qui a été ensuite développé développé à partir de 2011 avec l’arrivée d’antoine tommy en tant qu’associé abm eux et qui aujourd’hui représente une dizaine de salariés répartis entre lyon rouen paris et le luxembourg sur cinq activités une première activité qui est l’organisation d’un réseau achats qui compte aujourd’hui à peu près 400 membres uniquement acheteurs sur lesquels nous proposons des interventions que ce soit des webinars comme celui-ci où que ce soit des rencontres physiques et nous disposons également à l’ensemble du réseau d’un site internet s’appelle bm network et qui vous permet d’échanger et de parcourir nos livres blancs nos outils et l’ensemble des articles du blog ensuite nous avons une activité donc de consulting sûr qu’elle est intégré notre activité d’optimisation des achats de classer et notamment d’externalisation de paiement pour compte de ces petits achats non stratégiques et ensuite trois autres activités une activité de formation uniquement à l’attention des acheteurs expertise ou des fondamentaux achats et deux activités de solutions e-achats une première activité qui s’appelle dans le vigile égales et qui vous permet en fait de nous confier la gestion de vos risques fournisseurs la collecte de l’ensemble des documents réglementaires de vos fournisseurs et enfin le dernier né de pme qui a fait l’objet de paepe de près de deux ans de développement dm e sourcing qui est donc une place de marché pour la gestion de ses achats non stratégiques est également que l’on distribue sous forme de rp achats à l’instar d’autres d’autres solutions e-achats en intégrant bien entendu quelques spécificités propres à ab m donc aujourd’hui nous allons nous axer sur la prise en charge des achats de casser dans votre entreprise rapidement avant d’attaquer le coeur du sujet notre intervention au niveau de buy medici va être de centraliser tout ou partie de vos achats non stratégiques pour vous proposer une équipe d’approvisionnement expérimentés et d’acheteurs professionnels qui vont être en mesure de travailler sur vos petits achats que ce soit des achats non récurrents ou plus récurrentes catalogue en faisant jouer l’intervention donc de professionnels des achats et également de nos volumes finalement généré par nos par nos outils et par nos clients pour impérativement faire bénéficier l’ensemble des intervenants pour cela nous avons développée donc une solution spécifique abm eux qui nous permet de collecter vos demandes d’achat soit par email téléphone fax ou directement en ligne on y reviendra en fin de présentation pour vous indiquer comment comment fonctionne notre solution à la fois sur les ressources humaines au sein de pme est également au niveau de notre site internet dms force.com que vous pouvez dès lors de des à présent visiter si vous le souhaitez et que nous allons compléter dans l’est dans les jours à venir notre axe prioritaire sur l’optimisation des achats de classe et étend la produ la productivité prix à travers cinq leviers tout d’abord effectivement l’effet de masse la comparaison entre les distributeurs les enchères dynamique et la réduction du nombre de factures kiffer temps pour nous de vous proposer une facture unique mensuel pour l’ensemble de vos petits achats et vous proposez donc également un conte fournisseur unique qui serait pme sourcing et ensuite des indicateurs de performance pour nous pour vous montrer toute la réactivité que l’on donne par rapport à l’ensemble de vos demandes d’achat alors nouveau maintenant je vais attaquer donc le coeur du sujet de ce webinar qui va être donc comment réfléchir à une nouvelle stratégie à une remise en cause de la gestion de vos achats de classe c’est donc à nouveau n’hésitez pas à mettre cette présentation en plein écran vous aurez beaucoup plus de visibilité sur sur quelques détails des présentations nous vous transmettrons les slides donc à la fin de cette présentation pour toutes les personnes qui sont présentes à ce webinar et si vous avez des questions comme je vois que certains le font déjà n’hésitez pas à en poser il ya nouveau pour ceux qui y viennent de nous rejoindre antoine tommy et alain courtois donc qui font partie de bmo répondront à toutes vos questions bien alors en préambule j’aimerais juste qu’on clarifie ce qu’on n’entend pas achats non stratégiques c’est-à-dire les achats de classe c’est pendant cette présentation nous allons diviser en trois points clés le premier point clé va être la cartographie des procédures en interne pour la gestion de vos achats de classer le deuxième point m l’identification la quantification des pistes d’optimisation que l’on peut générer dans l’ensemble des entreprises et enfin les indicateurs de performance pour gérer vos classes chez c’est-à-dire tout ce qu’on mesure va vous permettre d’optimiser et d’améliorer le processus de gestion de vos achats que ce soit d’ailleurs les achats uniquement de classe et non stratégiques mais également des achats plus volumineux ou plus récurrentes qu’on en intègre souvent dans les achats de classe b vous retrouvez le fil conducteur en eau du slide donc je vous dis niquer en trois parties cartographie des procédures pistes d’optimisation et indicateurs de performance donc si vous êtes dérangé a abandonné malheureusement par un coup si votre n’hésitez pas à vous référer au sommaire vous retrouvez en haut de la page donc la définition des achats de classe c il faut noter bien entendu que chaque entreprise en fonction de son activité de son degré de maturité achat va avoir une définition plus ou moins restrictive de ses achats non stratégiques mais globalement on ressort quelques activités et quelques statistiques qui font que on peut diviser en trois catégories vos achats dans une entreprise vous allez avoir bien entendu tous vos achats liés à votre production pure donc ce qu’on appelle les achats de classe à vous avez ensuite les achats de classe b qui généralement sont plutôt orientés sur la partie hors production et enfin ce sur quoi nous allons nous focaliser ce sont les achats de classe c qui représente généralement une dépense relativement faible dans vos organisations par contre qu’ils génèrent un volume administratif de création de fournisseurs de nombre de commandes de nombre de lignes très importante et finalement qui met sous l’eau la plupart de vos approvisionneurs voir des acheteurs dans votre entreprise qui vont aller s’attaquer à des achats de quelques centaines quelques milliers d’euros alors qu’ils pourraient s’orienter vers des achats bien plus important donc on retrouve dans ses achats de classer des produits catalogue la visserie de l’électronique des équipements de protection individuelle on retrouve du hors catalogue de la maintenance des échantillons ou des services ponctuels des services par exemple assister à une conférence à l’autre bout du monde des formations ponctuelles à chaque fois ce type de dépenses vous amène à créer des fournisseurs c’est à dire générer du temps pour les approvisionneurs ou pour les acheteurs pour créer dans votre verre paix a passé des commandes à gérer des factures individuelle et n’oublions pas également à gérer des litiges que vous pourriez éviter en mutualisant finalement tous ces achats soit au sein de vos acheteurs de vos fournisseurs panel effectivement concentrer beaucoup plus et profitez des acheteurs avec des fournisseurs et qui vous avait déjà négocié ou bien effectivement trouver des pistes d’optimisation pour optimiser et à la fois la procédure et le coût de ces achats donc généralement les achats de classe c des achats inférieurs à 5000 euros et sur lesquels on passe une deux voire trois commandes maximum par an sur un même fournisseur donc première partie la cartographie étant la première la première étape pour vous aider à comprendre comment fonctionne réellement les achats de classer dans votre entreprise pour réaliser une cartographie nous allons voir de slide un premier siècle qui est vraiment l’audit des procédures en tant que tel on va vraiment regarder ce qu’on appelle une value string mapping est le deuxième point c’est l’audit des coûts c’est à dire qu’une fois vous avez le temps passe et les raisons de toutes vos procédures on va pouvoir analyser finalement le coût complet de l’ensemble de vos de votre fonction donc réalisé une cartographie c’est quelque chose qu’on vous avez peut-être entendu déjà si vous êtes mon entreprise industrielle la vm snsm value string mapping qui vous permet en fait de regarder à chaque étape le détail de qui intervient combien de temps il passe avec quel outil il il passe ses procédures à partir de là on arrive à générer finalement des facteurs déclencheurs d’un audit et déclencheur surtout d’une optimisation j’ai essayé de classe est ici cinq facteurs déclencheurs d’audit la première souvent c’est le manque de visibilité sur ses achats de classe et le manque de visibilité c’est souvent pour toutes les entreprises dans lesquels je suis intervenu c’est d’avoir un compte fournisseurs divers qui représente en général votre top fournisseurs quand vous faites une cartographie et qui a très mauvaise presse généralement vis-à-vis de votre directeur financier ou de votre président qui contient rien de votre votre cartographie sony va écouter effectivement sur les cinq premiers fournisseurs je retrouve bien mes fournisseurs stratégiques de production et je retrouve également un fournisseur conte d’hiver qui représente des sommes parfois très important de plusieurs millions d’euros qui sont généralement peu ou pas du tout négocier et en plus sans aucune visibilité sur ses dépenses le deuxième point étant la stratégie de réduction du nombre de fournisseurs on le verra dans les indicateurs de performance plus un acheteur j’ai un nombre important de fournisseurs – il est proactif dans ses actions d’achat et du coup vous arrive vous n’arrivez pas à gérer correctement les achats prioritaires c’est-à-dire stratégique donc l’objectif de pas mal d’entreprises de réduire le nombre de fournisseurs pour être vraiment un acteur et être proactif vis-à-vis d’une stratégie avec chacun de ses fournisseurs et ensuite les autres facteurs peuvent être la difficulté d’application de vos contrats cadres dire vous avez des contrats cadres mais comment est déployée il a effectivement peut avoir un impact vis-à-vis des solutions e-achats l’hétérogénéité des procédures de création d’une filiale à une autre par exemple que ce soit en france ou également à l’étranger la complexité structurelle de votre organisation qui fait que vous avez des pnl complètement différent et du coup vous n’avez pas peut-être la main sur l’ensemble de vos de vaud entité pour impacter et déployer votre politique achats deuxième partie ça va être de savoir qui fait quoi dans votre organisation donc là je vous montre par exemple 4 4 étapes on va dire standard dans la définition du besoin dans l’étape d’achat tout d’abord bien entendu la définition du besoin la passation de la commande avec les créations de fournisseurs recherche de produits la partie réception qui n’est pas à négliger qui parle qui prend du temps également pour toutes les personnes qui travaillent soit dans les entrepôts soit qu’ils reçoivent à l’accueil l’ensemble de vos colis et ensuite la comptabilité qui elle va traiter l’ensemble des factures que vous recevez et surtout et qui prend beaucoup de temps la gestion de vos litiges à partir de là vous allez pouvoir donner des taux horaires à chaque acteur de ce processus généralement vous pouvez compter et horaires qui vont entre 35 40 euros de l’heure jusqu’à une centaine d’euro de l’heure quand on parle de directeur qui interviennent dans le processus et n’oubliez pas que un coup de fil c’est deux fois le temps le taux horaire vous devez appliquer si vous avez deux personnes au bout du fil qui fait qu’au final on se retrouve avec des tarifs de passation de commande uniquement coûts internes sans le coût d’achat d’environ 120 euros d’après les différents audits qu’on a mis en place donc là vous avez un ratio une moyenne que l’on a constaté à la fois chez des grands comptes de plusieurs milliers de personnes mais également sur des comptes plus restreint je parle pas des toutes petites pme qui peuvent être moins impactés par la lourdeur des erp et l’administratif et par contre dès qu’on dépasse 100 200 ou 300 personnes je parle pas de société quand plusieurs milliers ou dizaines de milliers de personnes on arrive sur des lourdeurs en moyenne de 118 et qui peuvent aller dans certains de nos clients jusqu’à 250 euros pour passer une seule commande d’achat de classe c’est donc je fais une pause de quelques secondes si vous avez des questions n’hésitez pas allez allez poser et ensuite je vais attaquer donc la deuxième partie qui est l’optimisation réellement les pistes d’optimisation quand on peut avoir sur les achats de classer donc je vois qu’il ya pas de questions on reviendra sur vos questions aux fins de en fin de présentation n’hésitez pas deuxième partie effectivement identification quantification des pistes d’optimisation en tout d’abord je vais vous lister quelques pistes d’optimisation et puis ensuite on va se livrer à un petit exercice qui et comment mener une étude mais curbaille dans votre entreprise avec les éléments nécessaires pour que vous puissiez mettre en oeuvre vos pistes d’amélioration et surtout trouver l’ensemble économies nécessaires pour prouver à votre directeur administratif et financier la meilleure option dans votre entreprise
